Профессиональная организация встреч в гостиничных комплексах всегда имеет положительный эффект, если процедуры построены опытной компанией.
Сегодня встречи, как правило, более масштабны, требуют наличия или дополнительного современного оборудования и имеют утвержденный план
- Обмен опытом
- Официальные встречи
- Участие персонала более высокого уровня
- Презентации соответствующих экспертов
- Обновления
Количество участников и время проведения мероприятия также требуют, чтобы экспоненты размещались как можно ближе к месту проведения выставки.
Все эти и многие другие условия представляют собой единственные реальные варианты полномасштабного события. Это гостиничные комплексы с необходимым количеством конференц-залов, выставочных площадей и мест для проживания делегатов.
Преимущества заказа конференции в AeroclubGroup
У нас более 20 лет опыта в сфере деловых поездок. Наша основная сфера деятельности — создание оптимальных условий для проведения всех мероприятий, связанных с деловыми поездками, переговорами, профильным общением и продвижением бизнеса.
Нашими стратегическими партнерами в России, странах СНГ и за рубежом являются крупные транснациональные компании, сети отелей, авиакомпании, посольства, государственные учреждения и глобальная международная сеть BCDTravel. Аэроклуб гарантирует проведение встреч любого масштаба, продолжительности и направления на самом высоком уровне.
Общие принципы организации
Организация национальных и международных мероприятий одинакова, за исключением некоторых моментов — необходимости оформления виз на мероприятия, приглашений или их отсутствия из-за проблем с переводом.
В любом случае, соответствующие организаторы несут полную ответственность
- Часть подготовительной информации (приглашения, объявления)
- Отчеты, вспомогательные презентации
- Транспорт и аренда автомобилей для участников по запросу
- Соблюдение дипломатического, конфессионального и национального этикета
- Предоставление необходимого оборудования
- Подготовка презентационных материалов и визуальных средств
- Помощь в подготовке отчетов
- Персонал специализированных служб
- Другие действия, ориентированные на достижение желаемых результатов.
Цели и задачи
Тематические мероприятия в специализированном пространстве определяются тематикой для углубленного изучения соответствующего вопроса.
- Обсуждение инновационных способов решения обсуждаемой проблемы и результатов их практического применения
- Представление информации, накопленной участниками.
- Поиск возможных «подводных камней» и решений путем сотрудничества максимального количества участников
- Выставки, семинары, презентации и мастер-классы
- Сетевое взаимодействие между представителями компаний
- Комфортный отдых в конце каждого дня мероприятия в том же отеле, где проходит мероприятие.
Подробное описание услуг
Список наиболее востребованных услуг составлен на основе наиболее частых запросов наших гостей. Специальные программы определяются индивидуально в соответствии с протоколом запланированного мероприятия.
- Составить программу и выбрать гостиничный комплекс, соответствующий их уровню и компетенции.
- Подготовка предложений на основе требований клиента
- Аренда оборудования и кейтеринг (от кофеен до приемов с развлекательными программами)
- Подготовка, координация и оптимизация бюджетов мероприятий
- Полное подключение, если у договаривающейся стороны есть представитель от организации
- Сотрудничество со спонсорами, утверждение совета директоров, сотрудничество с рекламными агентствами, привлечение экспонентов и размещение информации обо всех аспектах мероприятия
- Прямая регистрация экспонентов (включая онлайн-регистрацию)
- Визовая поддержка, путешествия во всех направлениях, железнодорожные и авиабилеты, аренда автомобилей
- Бронирование гостиничных номеров в соответствии с бюджетом и местоположением
- Услуги устного перевода всех типов (письменный, устный, синхронный)
- Организация развлекательной части (экскурсионная программа, корпоративная вечеринка после конференции)
Конференции в российских гостиницах
В сотрудничестве с лучшими гостиничными комплексами Москвы и других крупных городов Российской Федерации мы разработали самые современные методы реализации организации всех тематических проектов. Все без исключения задачи, поставленные клиентом, были успешно выполнены.
Стандартная программа (завершена)
- Регистрация участников и экспонентов
- Выступления и презентации
- Презентации
- Деловое общение
- Обновления
- Действия при выходе
Корпоративные клиенты: для крупных специальных мероприятий, где необходимо одновременное использование нескольких специально оборудованных залов, Aeroclub Group предоставляет доступ к собственной базе данных отелей с необходимыми площадями и возможностями через личный кабинет.
Программное обеспечение Aeroclub Time — это единственный разработанный нами ресурс для онлайн-бронирования, анализа и управления расходами. Он признан российскими пользователями, конкурентами, зарубежными коллегами и партнерами.
Международные конференции
Организация мероприятий за рубежом имеет те же основные принципы, что и в России. Aeroclub Group является постоянным партнером и независимым организатором симпозиумов, всемирных конгрессов, семинаров, конференций и других международных мероприятий в экономической, политической и научной областях.
Организация конференций в отелях крупных российских или зарубежных городов всегда имеет определенную тематику.
- Научные (информационные или практические)
- Деловые темы (общение, обмен опытом)
- Корпоративные (для партнеров, агентов или сотрудников)
- Промышленность (с выступлениями президентов отраслевых компаний и экспертов по управлению).
Мероприятия по формированию корпоративного имиджа могут служить одновременно многим целям, например, улучшению коммуникационных ресурсов.
Согласно объективному опыту Aeroclub, неформальное общение также может помочь закрепить результаты, достигнутые в ходе мероприятия. Всегда рекомендуется завершить образовательную и официальную часть многодневной программы праздником, который соответствует общему стилю мероприятия. Приглашение музыкальных групп и банкеты для участников проходят в специально оборудованных гостиничных номерах.
Каждое мероприятие сопровождается фото- и видеосъемкой и освещением в соответствии с требованиями современных IT-технологий.
